Existen diversas técnicas y herramientas de gestión de equipos que los líderes pueden emplear para mejorar la colaboración, la comunicación y el rendimiento del equipo. Alguna de ella son las siguientes:
| Técnicas y herramientas de gestión de equipos |
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Herramientas de comunicación y colaboración
- Plataformas mensajería (Slack, WhatsApp, Microsoft Teams, etc). -para facilitar la comunicación en tiempo real.
- Gestión de Proyectos (Trello, Asana, etc).- para organizar tareas, plazas y responsabilidades.
- Videoconferencias (Zoom, Google Meet, Skype).- permiten a los equipos trabajar juntos a distancia.
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Diagramas y gráficos
- Diagrama de Gant (Microsoft Project, Samrtsheet, etc).- para planificar y visualizar cronogramas de proyectos, asignar tareas, establecer plazos, etc.
- Diagramas de flujo (Lucidchart, Microsoft Visio, etc).- para visualizar procesos y flujos de trabajo.
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Matrices de responsabilidad
- Matriz Raci (Responsable, Aprobador, Consultado, Informado).- para definir roles y responsabilidades.
- Matriz de asignación de recursos.- para asignar personas, equipos, presupuestos y tareas o actividades específicas.
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Herramientas de retroalimentación
- Encuestas y cuestionarios (Google Forms, SurveyMonkey, etc).- para identificar áreas de mejora y necesidades de las personas del equipo.
- Sesiones de Feedback 360.- para obtener una visión integral del desempeño a través de diferentes perspectivas.
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Metodologías de gestión
- Metodología Ágile (Scrum, Kanban, etc).- enfatizan en la colaboración, adaptabilidad y la mejora incremental.
- Six Sigma.- para mejorar la calidad y eficacia, eliminando defectos y variaciones en los procesos y siempre con orientación al cliente.
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Herramientas de seguimiento y métricas
- Tableros de control (Tableau, Power BI, etc).- para visualizar métricas clave y progreso.
- Indicadores calve de rendimiento (KPIs).- para definir y monotorizar KPIs relevantes y medir el éxito del equipo.
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Técnicas de facilitación y dinámicas de grupo
- Tormenta de ideas.- fomento de la generación de ideas en ambientes abiertos y sin juicios.
- Juego de roles.- para comprender diferentes perspectivas y enfoques en sistemas específicos.
- Gamificación.- para introducir elementos de juego que motiven (recompensas, desafíos, scape rooms, etc).
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Herramientas de gestión de riesgos
- Matriz de riesgos.- para evaluar y clasificar los riesgos potenciales y establecer estrategias para abordarlos.
- Análisis de impacto y probabilidad.-ayuda a priorizar los riesgos en función de su impacto y probabilidad de ocurrencia.
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Resolución de problemas
- Técnica de los 5 porqués.- ayuda a identificar la causa raíz de un problema.
- Análisis DAFO.- evalúa debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades.
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Aparte de las herramientas anteriormente citadas es importante hacer referencia a otros procesos, enfoques y filosofías que pueden ser muy útiles para la mejora en la gestión de equipos y de hecho son muchas las organizaciones tanto públicas como privadas que ya las utilizan actualmente. Hablamos de la evaluación del desempeño, el empoderamiento y la mejora continua las cuales pasamos a explicar.